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/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICAROCR.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  2KB  |  56 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN32
  4. @HE                   VICAR - Apply Open Credit
  5. 10.0    GENERAL DESCRIPTION
  6.  
  7.    Allows the user to Apply, Open (un-applied) credits to the
  8.    invoices, debits, etc. to which they are ment to be applied.
  9.    Or, in the case of many customers, apply a payment for an
  10.    "unknown invoice" to a known past due invoice, etc.  This
  11.    funciton can also be used to correct apply-to Errors not
  12.    caught before Posting.
  13.  
  14.       Apply Open Credit is performed by selecting:
  15.                 D. Apply Open Credit
  16.    from the Main Program Menu.  Once selected, the Apply-To
  17.    Screen will appear asking for the Customer Number and the
  18.    Transaction number of the transaction to be edited.  Once
  19.    entered, the transaction will be displayed and you will be
  20.    allowed to edit ONLY the Apply-To field.  Press <F2> to save
  21.    any changes.  Pressing the <F6> key will bring up the
  22.    Scrolling Window displaying the transactions on file.
  23.  
  24.    NOTE - All transactions in a "Group", (e.g. Related to one
  25.    another in some way) must have a common invoice number among
  26.    themselves in order for the entire group to be purged; when
  27.    ALL of the transactions meet the selected Purge Criteria.
  28.  
  29.    In other words, the total of all transactions, e.g. invoices,
  30.    payments, debit memos, credit memos involved in a group must
  31.    NET out to Zero, AND all transactions must be older than or
  32.    equal to the Purge date specified when performing a purge.
  33.  
  34.    Example:
  35.       Invoice # : TG 10001  for $80.00
  36.    Debit Memo # : 12345     for $ 1.00  (Mis-added invoice orig.)
  37.    Credit Memo  : C0234     for $ 9.95- (return some Merchandise)
  38.    Check        : 9981      for $71.05- (Payment)
  39.                               =========
  40.    Group total  :                 0.00
  41.  
  42.    In the above Group, the Transaction Number in Common is and
  43.    Should be: TG 10001 as follows:
  44.  
  45.    Doc. Number   Date    Type  Amount   Apply-to No.
  46.     TG 10001   06-11-91   Inv   80.00    TG 10001
  47.        12345   06-12-91   DM     1.00    TG 10001
  48.        C0234   06-21-91   CR     9.95-   TG 10001
  49.         9981   06-21-91   CA    71.05-   TG 10001
  50.  
  51.    This is how the information should be in the Transaction
  52.    Window, not neccarily in the same order but the Tranaction
  53.    numbers and respective Apply-to numbers should be the same.
  54.  
  55.    With a purge of 06-21-91 or later, all of the transactions in
  56.    this group will be pruged when the Purge Function is run.